Estos términos regulan el uso del servicio NohaLims. Al contratar el servicio, el cliente acepta las condiciones aquí descritas. Este documento es informativo; el contrato definitivo se firma por separado y puede incluir cláusulas adicionales acordadas con el cliente.
1. Aceptación de los términos
Estos Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso del servicio NohaLims (en adelante, el "Servicio") provisto por el operador del producto. Al contratar el Servicio, completar el proceso de pago o usar la plataforma, el cliente acepta estos Términos en su totalidad.
Si el cliente no está de acuerdo con alguno de los términos, no debe contratar ni utilizar el Servicio.
2. Definiciones
- Operador: persona jurídica que provee el Servicio NohaLims.
- Cliente: persona jurídica (laboratorio o empresa) que contrata el Servicio.
- Usuario: persona física autorizada por el Cliente para acceder al Servicio.
- Servicio: plataforma NohaLims (software LIMS) ofrecida en modalidad SaaS, on-premise o híbrida, según el plan contratado.
- Datos del Cliente: toda la información que el Cliente carga, almacena o procesa en el Servicio.
3. Descripción del servicio
NohaLims es un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) nativo ISO/IEC 17025 que incluye, entre otras funcionalidades: gestión de muestras y réplicas, catálogo de ensayos, certificados de análisis (CoA) firmados digitalmente, trazabilidad completa, auditoría inmutable y dashboards operativos.
El Servicio se presta según el plan contratado (Starter, Pro o Enterprise). Las funcionalidades específicas de cada plan se detallan en la página de Precios y en el contrato firmado entre las partes.
4. Planes, precios y facturación
4.1 Modalidades de contratación
- Plan NohaLims (Starter): COP $1.000.000/mes los primeros 12 meses (50% OFF). Renovación al precio regular (COP $2.000.000/mes) desde el mes 13.
- Más de 3 usuarios o deployments dedicados: requieren cotización a medida con un asesor comercial.
4.2 Facturación
- La facturación es mensual recurrente mientras el Servicio esté activo.
- Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e IVA no incluido.
- Se emite factura electrónica conforme a la normativa DIAN de Colombia.
- El cliente acepta recibir la factura en formato electrónico al email registrado.
5. Pagos y mora
5.1 Métodos de pago aceptados
- PSE (débito desde cuenta bancaria colombiana).
- Tarjeta de crédito o débito (vía Wompi, procesador de Bancolombia).
- Nequi o Daviplata.
- Transferencia bancaria manual (para montos > COP 5M o clientes Enterprise).
5.2 Mora
Si el pago no se registra dentro del plazo:
- A los 5 días de la fecha de vencimiento: recordatorio automático por email.
- A los 15 días: segundo recordatorio + aviso de posible suspensión.
- A los 30 días: suspensión temporal del Servicio con aviso previo de 48h.
- A los 60 días: terminación del contrato y eliminación de datos según política de retención (ver sección 13).
5.3 Reembolsos
El plan mensual es no reembolsable una vez activado el Servicio. El cliente puede cancelar en cualquier momento y deja de pagar a partir del siguiente ciclo, sin penalidad.
6. SLA y soporte técnico
El operador se compromete a mantener un nivel de servicio según el plan contratado:
| Métrica | Compromiso Plan NohaLims |
|---|---|
| Uptime mensual | 99.0% (≤ 7.2h de caída no programada por mes) |
| Tiempo de respuesta a tickets críticos (P1) | ≤ 8 horas hábiles |
| Tiempo de respuesta a tickets altos (P2) | ≤ 24 horas hábiles |
| Horario de soporte | Lunes a viernes, 8h–18h (GMT-5) |
| Mantenimiento programado | Domingo 02:00–06:00 GMT-5, anunciado con 7 días de anticipación |
El SLA no aplica en caso de: mal uso del Servicio por el cliente, fuerza mayor, caídas del proveedor de cloud no controlables por el operador, o mantenimiento programado anunciado.
6.1 Onboarding de 30 días
Todos los nuevos clientes reciben acompañamiento de onboarding durante los primeros 30 días, que incluye: kick-off call de 60 minutos, configuración inicial del catálogo de ensayos y usuarios, check-ins diarios por WhatsApp durante la primera semana y soporte prioritario el primer mes.
7. Obligaciones del cliente
El Cliente se compromete a:
- Proporcionar información veraz y completa al contratar el Servicio.
- Usar el Servicio conforme a estos Términos, la ley aplicable y las buenas prácticas de la industria.
- No intentar acceder a áreas restringidas del sistema, realizar ingeniería inversa, ni interferir con su seguridad.
- Obtener las autorizaciones necesarias de los titulares de los datos personales que cargue en el Servicio (ver Política de Privacidad).
- Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
- Pagar puntualmente la contraprestación acordada.
- Notificar al Operador cualquier uso no autorizado de su cuenta.
8. Propiedad intelectual
El Servicio, su código fuente, diseño, marcas, logos y documentación son propiedad del Operador o de sus licenciantes y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual aplicables.
El Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva, no transferible y revocable del Servicio por el plazo contratado. Esta licencia NO incluye:
- El derecho a copiar, modificar o distribuir el software.
- El derecho a realizar ingeniería inversa o descompilar el código.
- El derecho a sublicenciar el Servicio a terceros.
Los datos que el Cliente carga en el Servicio siguen siendo de su propiedad exclusiva.
9. Confidencialidad
Ambas partes se comprometen a mantener confidencialidad sobre toda la información comercial, técnica, financiera u operativa que reciban de la otra parte en el marco de este contrato, y a no divulgarla a terceros sin autorización escrita, salvo:
- Cuando la ley o una autoridad competente lo requiera.
- Cuando sea necesario para la prestación del Servicio (ej. proveedores de infraestructura).
- Cuando la información sea de dominio público sin incumplimiento.
Esta obligación permanece vigente durante 3 años posteriores a la terminación del contrato.
10. Protección de datos personales
El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad y, cuando aplique, por el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) firmado entre las partes.
El Cliente es el Responsable del Tratamiento de los datos personales que carga en el Servicio (datos de sus propios clientes, pacientes o empleados). El Operador actúa como Encargado del Tratamiento, procesando los datos únicamente para prestar el Servicio contratado.
11. Garantías y limitaciones
El Operador garantiza que:
- El Servicio funcionará sustancialmente conforme a la documentación publicada.
- Tomará medidas razonables de seguridad para proteger los datos del Cliente (ver Política de Privacidad y DPA).
- Realizará respaldos periódicos de los datos según la política de backup.
El Operador NO garantiza que:
- El Servicio estará libre de errores o interrupciones.
- Cumplirá con requisitos regulatorios específicos de la industria del Cliente (ej. ISO 17025 del laboratorio, FDA 21 CFR Part 11, etc.), más allá de las funcionalidades documentadas.
- Los resultados obtenidos con el Servicio (ej. informes CoA generados) serán aceptados automáticamente por auditores externos; eso depende de la implementación y del laboratorio.
12. Limitación de responsabilidad
La responsabilidad total del Operador frente al Cliente por cualquier reclamo derivado del Servicio se limita al monto efectivamente pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que origine la responsabilidad.
En ningún caso el Operador será responsable por:
- Daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad comercial.
- Pérdida de datos causada por mal uso del Servicio por el Cliente.
- Daños derivados de la imposibilidad de usar el Servicio por fuerza mayor.
- Multas regulatorias impuestas al Cliente por incumplimiento de su propia normativa.
13. Suspensión y terminación
13.1 Terminación por el Cliente
El Cliente puede cancelar el Servicio en cualquier momento, sin causa y sin penalidad, mediante aviso por escrito con al menos 7 días de anticipación al inicio del siguiente ciclo de facturación.
13.2 Terminación por el Operador
El Operador puede suspender o terminar el Servicio si:
- El Cliente incumple estos Términos y no subsana el incumplimiento en 15 días desde el aviso.
- El Cliente usa el Servicio para actividades ilícitas o que dañen la reputación del Operador.
- El pago no se realiza en los plazos indicados (sección 5.2).
13.3 Efectos de la terminación
- El Operador entrega al Cliente una copia de sus datos en formato PostgreSQL dump + CSV en un plazo de 30 días.
- Pasados 30 días adicionales (60 en total), los datos son eliminados de los servidores y respaldos.
- El Operador entrega un certificado de eliminación firmado.
14. Modificaciones
El Operador puede modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones se comunican por email al Cliente con al menos 30 días de anticipación a su entrada en vigencia. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar el Servicio sin penalidad antes de la fecha de vigencia de los nuevos términos.
Los cambios materiales (precios, funcionalidades principales, SLA) se notificarán con 60 días de anticipación.
15. Ley aplicable y jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, en particular por:
- Código de Comercio colombiano.
- Ley 1581/2012 de Protección de Datos Personales.
- Decreto 1377/2013 y normas concordantes.
- Estatuto del Consumidor (Ley 1480/2011) cuando aplique a personas naturales.
Cualquier controversia se resolverá en primera instancia mediante conciliación extrajudicial ante un centro de conciliación reconocido en Bogotá. Si fracasa, las partes se someten a los tribunales civiles de Bogotá D.C., Colombia.
16. Contacto
Para preguntas sobre estos Términos, podés escribirnos a:
- Email: contacto@nohalims.com
- Email legal: legal@nohalims.com
- WhatsApp: +57 321 726 5727
- Dirección: Bogotá D.C., Colombia